Web ambulancie a GDPR: čo musí mať, aby bol v poriadku
Web ambulancie musí mať stránku s informáciami o spracúvaní osobných údajov, cookie lištu, ktorá nespúšťa meranie bez súhlasu, šifrované spojenie a formuláre, ktoré zbierajú len nevyhnutné údaje. Ak objednávanie alebo žiadosti o recept beží u externej firmy, potrebujete s ňou zmluvu o spracúvaní a údaje majú byť uložené v EÚ.
Web ambulancie nie je bežná firemná stránka. Keď cez neho pacienti posielajú objednávky alebo žiadosti o recept, ambulancia spracúva zdravotné údaje, ktoré GDPR chráni prísnejšie ako bežné kontakty. Tento článok nie je právna rada, ale praktický zoznam vecí, ktoré by mal web ambulancie spĺňať. Pri konkrétnych pochybnostiach sa poraďte s odborníkom na ochranu údajov.
Stránka s informáciami o spracúvaní údajov
Každý web, ktorý zbiera osobné údaje, musí návštevníkovi zrozumiteľne povedať, kto ich spracúva, prečo, ako dlho a aké má práva. Pre ambulanciu to znamená samostatnú stránku, na ktorú vedie odkaz z pätičky a od každého formulára.
- kto je prevádzkovateľ a ako ho kontaktovať,
- na aké účely sa údaje spracúvajú, napríklad objednanie na vyšetrenie,
- právny základ a doba uchovávania,
- komu sa údaje poskytujú, napríklad dodávateľovi objednávacieho systému,
- práva pacienta a možnosť podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov.
Cookies a meranie návštevnosti
Analytické a marketingové cookies sa smú spustiť až po súhlase návštevníka. Častou chybou je cookie lišta, ktorá súhlas síce pýta, ale meranie sa spustí hneď pri načítaní stránky. Súhlas aj odmietnutie majú byť rovnako jednoduché a návštevník má mať možnosť voľbu neskôr zmeniť.
Rýchla kontrola: otvorte web v anonymnom okne, nič neklikajte a v nástrojoch prehliadača sa pozrite, či sa nenačítali meracie skripty. Ak áno, lišta nefunguje správne.
Formuláre na objednanie a recepty
Formulár, cez ktorý pacient píše, na čo sa objednáva alebo aký liek potrebuje, spracúva zdravotné údaje. Preto musí:
- bežať cez šifrované spojenie, teda adresa začína https,
- zbierať len nevyhnutné údaje, žiadne zbytočné polia na diagnózy,
- ukladať údaje tam, kam má prístup len ambulancia, nie do bežnej e-mailovej schránky,
- posielať notifikácie bez zdravotných údajov, e-mail ambulancii stačí s informáciou, že prišla nová žiadosť,
- mať pri odoslaní odkaz na informácie o spracúvaní.
Ako nastaviť samotnú žiadosť o recept, popisujem v článku Elektronická žiadosť o recept.
Externý dodávateľ a zmluva o spracúvaní
Ak objednávanie, web alebo formuláre prevádzkuje externá firma, je pre ambulanciu sprostredkovateľom. GDPR vyžaduje písomnú zmluvu o spracúvaní osobných údajov, v ktorej je popísané, aké údaje spracúva, ako ich chráni a čo s nimi bude po skončení spolupráce. Pýtajte sa aj na to, kde sú údaje uložené. Pri zdravotných údajoch je bezpečnou voľbou uloženie v rámci EÚ.
Kto má prístup k údajom
Lekár, sestra a prípadne administratívna pracovníčka majú mať vlastné prihlásenie, nie jedno spoločné heslo. Ak niekto z tímu odíde, jeho prístup zrušíte bez toho, aby ste museli meniť heslo všetkým ostatným.
Recenzie a verejná komunikácia
GDPR sa týka aj odpovedí na recenzie v Google. Ambulancia v nich nesmie spomínať zdravotný stav pacienta ani potvrdiť, že pisateľ je jej pacientom. Viac o práci s recenziami nájdete v článku Ako dostať ambulanciu vyššie v Google Mapách.
Kontrolný zoznam pre web ambulancie
| Oblasť | V poriadku, keď |
|---|---|
| Informácie o spracúvaní | Samostatná stránka, odkaz z pätičky a formulárov |
| Cookies | Meranie sa spustí až po súhlase |
| Spojenie | Celý web beží cez https |
| Formuláre | Zbierajú len nevyhnutné údaje |
| Notifikácie | E-maily neobsahujú zdravotné údaje |
| Dodávateľ | Zmluva o spracúvaní, údaje v EÚ |
| Prístupy | Každý člen tímu má vlastné prihlásenie |
Marxyo je postavené tak, aby tieto body spĺňal web aj online objednávanie a žiadosti: cookie lišta bez merania pred súhlasom, notifikácie bez zdravotných údajov a údaje uložené v EÚ. Prehľad balíkov je v cenníku. Ak plánujete digitalizáciu krok po kroku, začnite článkom 5 otázok, ktoré netreba vybavovať telefonicky.
Časté otázky
Musí mať web ambulancie cookie lištu?
Áno, ak používa analytické alebo marketingové cookies. Tie sa smú spustiť až po súhlase. Ak web používa len nevyhnutné technické cookies, lišta so súhlasom potrebná nie je, informovať o nich však treba.
Je online objednávanie v ambulancii v súlade s GDPR?
Áno, ak formulár zbiera len nevyhnutné údaje, beží cez šifrované spojenie, údaje vidí len ambulancia a s dodávateľom systému máte zmluvu o spracúvaní.
Môžu notifikačné e-maily obsahovať dôvod návštevy?
Je bezpečnejšie, keď nie. Notifikácia ambulancii má len oznámiť novú objednávku alebo žiadosť. Podrobnosti si sestra pozrie po prihlásení.
Kde majú byť uložené údaje pacientov?
Pri zdravotných údajoch je bezpečnou voľbou uloženie v rámci EÚ. Overte si to u dodávateľa a nechajte si to uviesť v zmluve o spracúvaní.
Kto zodpovedá za údaje, keď web robí externá firma?
Ambulancia ostáva prevádzkovateľom a zodpovedá za spracúvanie. Externá firma je sprostredkovateľ a jej povinnosti upravuje zmluva o spracúvaní osobných údajov.
Súvisiace články
ReceptyElektronická žiadosť o recept: ako ju nastaviť, aby nezahltila sestru
Aké údaje zbierať, kedy žiadosti vybavovať a čo napísať pacientom, aby recepty nezahltili sestru.
GoogleAko dostať ambulanciu vyššie v Google Mapách
Kategória, ordinačné hodiny, recenzie a odkaz na objednanie: čo rozhoduje o tom, či vás pacient v mapách nájde.